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企业公章、合同章、财务章的风险管控

作者:孙真真 汤民华

企业的“三章”——公章、合同章、财务章在开展业务时经常使用,因疏于对“三章”的管理,给企业带来众多纠纷。近期,海淀法院审结了多起因企业印章使用管理不规范引发纠纷的案件。据此,法院提醒企业给“三章”加上三个“保险”:

   保险一:销售人员“远离”企业印章

    案例:王飞曾任华科公司销售部经理,离职后曾依据市场人员年度销售任务书多次要求华科公司支付20万元销售提成。华科公司认为,为方便联系业务,销售人员长期持有公章,市场人员年度销售任务书是王飞伪造的,不同意支付20万元的销售提成。双方发生纠纷,对簿公堂。法院审理后认为,华科公司并未提供充分证据证明市场人员年度销售任务书上的公章系伪造,故法院判令其向王飞支付销售提成20万元。

    法官提醒:现在部分企业在办理销售业务时,为方便外出开展业务的销售人员使用公章,往往允许公章外借使用。在公章外借的过程中,失去了对公章的有效监管,销售人员可能利用加盖公章牟取不正当利益,给企业带来了法律风险。因此,为了避免法律风险,企业应尽量少让公章“外出”,外签合同可返回公司盖章。如确实因为业务需要外借公章,企业也要多长个“心眼”,做好印章使用的审批、以及使用、回收登记,做到次次使用次次登记,登记事项明确,使用完毕立刻交还。同时可以安排两名以上员工共同使用,以避免产生法律风险。

    保险二:空白文件加盖印章须谨慎

    案例:刘某经营着一家企业多年,近日,他收到一张法院传票。原来,刘某曾为方便结算,将一张盖有公章的白纸交给供货商。供货商在这张白纸上打了一份结算单,多算了15万元货款。法院认为,由于印章是真实的,先盖章还是先打印文字并不影响结算单的法律效力,刘某应该支付15万元货款。

    法官提醒:部分企业为了方便开展业务,往往会将预盖公章的空白纸交给他人。一旦企业与其产生纠纷,这些预盖公章的空白纸就会被他人恶意利用。而且进入法律程序后,如果企业不能举出有力的证据反驳,承担不利后果的风险非常大,甚至直接导致企业败诉。故法官提醒企业对预盖有企业公章的空白纸张、空白介绍信要严加管理,提供上述空白材料时,应在材料上写明用途,待审阅后再盖章。对申请盖章的材料要本着审慎的态度予以审核,树立“盖章谨慎,减少风险”的意识,促进企业良性健康发展。

    保险三:废弃印章及时销毁

    案件:农康公司于2009年9月变更名称为兴业公司,其原有的印章由兴业公司保管。2011年5月,联盛公司将兴业公司诉至法院,要求兴业公司支付货款11万元,并向法庭提交2009年11月签订的买卖合同一份,合同上加盖的是农康公司的合同专用章。法院审理查明后,认为兴业公司应当对名称、印章变更前的农康公司对外债务或法律义务承担法律责任,判令兴业公司支付货款11万元。

    法官提醒:企业名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司的债务,盖有原企业名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力,故法官提醒企业,对原企业名称印章应当妥善保管,可以明确保管人,必要时可以对该印章进行销毁并登记备案,以降低法律风险。

(作者:孙真真 汤民华  作者单位:北京市海淀区法院)

 

来源:中国法律风险管理网

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