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王荣洲:律师函起草的操作指引

       作者:王荣洲  来源http://blog.sina.com.cn/s/blog_8709f80c0101axzq.html

       律师函是指律师接受委托人的委托就委托事项进行披露、评价,进而提出要求以达到一定效果,而由律师根据事实及法律,以律师事务所和律师的名义出具的一种法律文书。作为律师因为委托人的种种需求需要经常起草律师函,也会经常收到客户转交过来的其他律师起草的律师函。很多律师函你看了以后不知所云,格式一塌糊涂,意思表达不够清晰,想让收函人如何行动没有明确指出等等毛病。作为律师函,不管你前面的事实部分表达的是否清楚,有没有证据来支撑,最起码你想让收函人做什么一定要清晰表达出来。如何起草一份合格的律师函?律师函由哪些部分组成?每个部分又有哪些注意事项?律师函可以笼统的分为首部、正文和尾部三大组成部分。

    一、律师函的首部

    律师函的首部一般由三个部分组成:具体包括标题、函号和送达对象。

    1. 标题

    一个完整、规范的律师函标题一般由三部分组成:发函律师事务所的全称,律师函的主旨及律师函字样组成。这三个部分可以分三行显示,不要放在一行里面显示,否则显得标题太长,主旨不能突出,也显得不够美观。如,上海某某律师事务所,关于A公司立即支付工程款,返还保证金的,律师函。

    实务中律师函的标题大多数都很简单,只有“律师函”三个字。这样的表述方式,不具体、不明确、不专业。标题的最基本要求就是能够表达律师函的主旨,要让阅读者通过标题就能够清楚的知道发函人想要收函人干什么。

    2. 函号

    律师函函号的基本结构为:(年号)+发函律师事务所所在行政区划简称+发函律师事务所简称+法律文书的性质即律师函的简称+字第××号。如,(201×)沪×律函字第**。关于第××号一般有两种表达方式:1.按照律师事务所或发函律师的总发函的份数来编写。如,本年度的第50封律师函就可以表述成第50号。2.按照发函的日期来编写。如,2013年1月4日发的函可以表述成第20130104号。这种表达方式的问题就是如果同一天发了多封律师函,就不太好管理了,而且律师函的最后落款本身就有成函时间。根据自己习惯选择方便的。

    实务中很多律师起草的律师函根本没有函号的,或因根本不知道有这东西,或知道有函号,但不知道怎么编写函号。律师函没有函号,1.显得不专业。有函号给人感觉,好像像那么回事,能显示专业精神。2.也不便于文书管理。有函号查阅、管理起来很方便。

    3. 送达对象

    送达对象即接受律师函的机关、单位或个人等主体。为了表示对送达对象的尊重,送达对象要用全称,不可省略或用不规范的简称。当送达对象为个人时需在姓名后加先生或女士等尊称。

    在送达对象中有一个需要注意的事项,即到底向哪个主体送达律师函?如果在律师函中涉及到其他当事人的可以进一步加强律师函的威力。每个主体都可能有上级或类似的主管单位等能给他施压的单位或个人。分公司有总公司,子公司有母公司,挂靠单位有被挂靠单位,雇员有雇主等等不一而足。我们可以通过同时给这些主体发函来给对方施压从而使自己取得优势。当对方是大型组织和政府机构等时这种方法的尤为有效。在给法人等组织发送律师函时要同时抄送给法人的法定代表人或其他主管领导。如,致:某某公司,并某某先生/女生。这样做通常都能刺激起对方做出有利于你的反映和回复。

    二、律师函的正文

    律师函的正文一般由四个部分组成:具体包括委托声明、事实简述、法律评论和律师意见。

    1. 委托声明

    委托声明由委托来源及委托事项两部分组成。委托声明主要是向送达对象表明律师向其出具律师函的合法授权来源,以及委托人的委托事项,即委托人想让送达对象做什么或不做什么。

    实务中有些律师函直接以律师本人受委托名义向送达对象发函,跟本没把律师事务所放在眼里,因为在委托声明中压根没提到所执业的律师事务所。这样表述是不符合律师执业规范中要求由律师事务所统一接受委托的要求的。委托声明的规范表述应该为:×××律师事务所(以下简称“本所”)依法接受×××(以下简称“×××”)的委托,特指派本所×××律师(以下简称“本律师”)就×××事宜出具本律师函。或者根据个人的表达习惯,把委托事项放在前面表述为:就×××事宜,×××律师事务所(以下简称“本所”)依法接受×××(以下简称“×××”)的委托,特指派本所×××律师(以下简称“本律师”)出具本律师函。

    2. 事实简述

    一封好的律师函应该在委托人提交的材料及委托人陈述基础上,通过有组织、有逻辑性对案件事实进行叙述,使送达对象相信你列举事实的合理性及真实性,并迫使其做出对自己有利的行为。

    事实简述部分有以下几点注意事项:

    2.1 简明扼要

    律师函在对事实部分进行叙述时不需要向法律意见书那样详备,只需要根据委托人提供的材料,简明扼要的将事实与双方争议的焦点总结出来即可。法律意见书是律师在充分的资料准备及法律研究的基础上做出的,而律师在出具律师函时很多时候对案件的事实及证据的掌握并不充分。律师函更多承担的是宣示功能而非分析功能,律师函只是打前站用的,后面还有一系列组合动作,不宜详述,言多必失。

    2.2 以“根据委托人提供的资料及陈述”这样的字句开头

    老江湖都知道当事人给律师的信息很多时候都是经过过滤的,当事人经常告诉律师那些他们想让律师知道或自认为律师可能想知道的信息。很多时候他们并不说出全部事实,特别是那些他们认为可能是对自己不利的事实。这样做是危险和愚蠢的,你花钱请的律师是来维护你的利益的,只有在充分了解事实的基础上才能制定出可行的方案来更好的维护你的利益。

    如果你只是在听取了一方面事实而且还是经过加工的事实后就认为自己已经了解了全部事实而做出决定是非常危险的。为了规避风险,你得给自己留有回旋的余地,以免你的委托人所讲述的事实不是完全准确的,所以在列举事实的段落前可以这样开头:根据委托人提供的资料及陈述。

    2.3 强调有利事实,最小化不利事实

    出具律师函一方的好处就是可以组织对你的委托人有利的事实。如果事实对你的委托人有利,那就强调事实;如果法律对你的委托人有利,那就强调法律;如果情理对你的委托人有利,那就强调情理,总之不管优势是什么,都要在你的律师函中对它们予以强调和渲染。在强调有利事实的同时,要最小化不利事实。你的目的就是要尽可能让对方相信你的委托人是没有弱点的。

    在事实简述部分有一点需要提醒注意的,就是关于默认声明。

    有些律师函在事实陈述的结尾还会加上一个默认声明:如,如果我们在最后期限前还没有收到您的书面回复,我们就假使与我们的委托人有关的事实都是准确和完整的。或简单的表述成:对律师函的内容有异议,请在最后期限前书面告知我方,逾期视为没有异议。

    这样的表述单从法律上分析是有问题的,沉默作为意思表示,只有在法律有明确规定或当事人有明确约定的情况下才可以,否则不能作为意思表示。简单说就是,法律没有明确规定和当事人没有明确约定的情况下,即使对方在最后期限之前没有回复也不构成对事实的认可。那默认声明是不是就不需要了呢?答案是否定的。默认声明是有它的实际效果的,可以给对方施加以压力,逼迫对方做出回复。

    3. 法律评论

    法律评论由法律引用(包括合同条款的引用)和法律分析两部分组成。在上一部分对事实进行简述之后,就得以事实为依据对对方的违约或违法行为进行法律评论。法律引用(包括合同条款的引用)是为了说明对方的违法或违约行为是有明确的法律规定或合同条款约定的。法律分析就是通过对法律或合同条款的引用说明对方的行为是违法或违约的。为了增强律师函的说服力,最好的方法当然是拿法律来说事了,依法服人。明确指出对方行为违法或违约的地方,再加上律师的法律分析,这样就更能使对方相信你的主张是可信的,是站得住脚的。

    4. 律师意见

    律师意见由需要送达对象做什么及不这样做的后果两部分组成。这部分就是“合法恐吓部分”。对对方需要承担责任事实原因和法律原因分析之后,下面就得明确提出我方的具体要求了。这一部分是律师以专业语气告知对方,要求其在规定期限内完成规定事项,否则承担不利后果。

    律师意见部分有以下几点注意事项:

    4.1 不要把话说满了

    律师意见部分是整个律师函的高潮,要特别注意这部分“威胁性”的内容必须留有余地,不能把话给说满了,在用词时一定要为双方和解留下空间。不要过度丑化对方,这样只能使双方关系恶化,指出对方的不当行为已经构成了违法或违约就可以了,不要把对方说的跟王八蛋似的。在实务中有些律师函用语非常强硬,你看了就烦,有什么了不起的不就是一封律师函吗,大不了打官司。

    4.2 为行动确立时间表

    你发律师函的目的就是要求对方在一定得期限内为一定行为或不为一定行为,所以你得为对方的行动确定时间表,并给出行动的最后期限。最后期限能促使人采取行动,随着最后期限的到来,压力会越来越大,必须做出决定,采取行动。

    这里有一点需要提醒注意的,就是给出的最后期限一定要短。比如,当你起草一封涉及合同违约的律师函时,建议违约方必须在××日内承担违约责任,不然将予以起诉。你给出的最后期限一般不要超过10天,否则就没有效果了。你给予对方过多的时间将会减损最后期限的威力。时间带来压力,只有短时间才能造成紧迫感,这就是最后期限一定要短的原因。

    4.3 警告如果不采取行动将要实施制裁

    为了达到最大的效果,你应该在最后期限上加上制裁。如果对方不遵守最后期限,你要坚定你的立场让制裁予以执行。特别是在向非律师发送律师函时,除非你明确指出将要实施某种制裁出,否则对方可能根本就不知道不采取行动的后果会是怎样的。

    制裁部分要达到最好的效果就得全方位、多角度的表达,包括法律责任角度、商业利益角度、商业信用角度等等。如,可以向对方明示:如果我们不能在最后期限内得到您的回复,我们将以适当的法律程序解决此问题。一旦提起诉讼你方将因此遭受损失,不但需要支付本应支付的费用,还需要承担违约金、诉讼费,商业信誉也将受损,甚至还需要承担律师费等。一旦对方意识到如果不能按照你的要求行动,将会遭受更大的损失时,就会采取更为积极的行动。

    律师函正文最后不要忘记另起一段写上“特此函告!”。

    三、律师函的尾部

    律师函的尾部一般由四个部分组成:具体包括律师函的寄送方式、附件、落款和联系方式。

    1. 寄送方式

    律师函的寄送方式就是在律师函中明确表明这封律师函是以何种方式寄送的。律师函最好用邮局特快专递的方式寄送。这样能确保对方能收到律师函,万一对方否认收到了律师函,还可以让邮局出具对方已经签收的证明。通过EMS寄送能增强律师函的正式性及紧迫性,还能更好的保存证据。如果你知道对方的传真或邮箱,还可以同时以传真和邮箱的方式发送。律师函的寄送方式的规范表述,如,本律师函以特快专递及传真(注明送达对象的传真号码及收件人)的方式送达。或本律师函以特快专递及电子邮件(注明送达对象的邮箱号及收件人)的方式送达。

    2. 附件

    律师函的附件一般包括授权委托书、委托人提供的证据材料、法条、判决书等。授权委托书用以证明发函律师和委托人之间委托代理关系,说明你发送律师函的合法性。委托人提供的证据材料用以证明律师函事实部分的叙述为真,并且有相关证据予以证明。法条用以证明律师函提出的要求完全是有法律依据的。判决书用以证明对方这种违约或违法行为,我方的主张已经有相关的判例予以支持,从而迫使对方按照我方要求去做。当然具体附件需要提供那些材料,还要看委托事项的具体情况。实务中很多律师函只有一份律师函,并没有任何附件,这样做很不专业。

    3. 落款

    律师函的落款具体包括律师事务所的名称、发函律师姓名(实习律师、律师助理等均不得署名)和成函时间。在律师函的落款处要加盖律师事务所的公章,证明律师发函的合法性。发函律师的姓名要有印刷体和手写体(或加盖发函律师的私章)两种。有些律师的字迹非常潦草,所以需要印刷体予以确认。成函时间用汉字将年、月、日标全。注意将“零”写为“○”,而不是英文字母“o”或者阿拉伯数字“0”。实务中很多律师为图方便多用阿拉伯数字,很不规范。

    4. 联系方式

    律师函的联系方式包括发函律师的联系方式及委托人的联系方式。联系方式一般包括律师事务所的名称、发函律师的姓名、电话号码、邮箱、传真号码、联系地址和邮编等。这样方便对方可以有多种方式和我方取得联系。

    实务中也有只写发函律师联系方式的,这样对方就可以直接跟律师沟通,律师再把沟通的情况及时反馈给委托人,这样律师的工作就有形化了。如果对方直接跟委托人联系,律师还得从委托人那获得信息,那就比较被动了。还有些委托人认为既然已经委托律师了就直接和律师联系就可以了,也怕自己说出对其不利的话。

    四、律师函的格式

    目前并没有颁布律师函的格式标准,在实务中律师函的格式可以参考《中华人民共和国国家行政机关公文格式》的格式标准。当你拿到一份格式一塌糊涂,如首行都不知道空两格的律师函时,一般你可以大胆预测这份律师函的内容可能也一塌糊涂。格式体现了文书的细节,一个连细节都不重视的的律师,他的专业水准就值得怀疑。当你拿到一封律师函时,发现格式非常规范,还附有相关附件,那你就得重视,毕竟很多时候“一流的外观、一流的质量、一流的人才”。

    上文详细的分析了律师函的各个组成部分,并对每个组成部分的相关注意事项给予了提醒。在起草律师函之前先要弄明白律师函为什么由这些部分组成?每个部分都承担了哪些功能?律师函用好了事半功倍,学艺不精没用好,使双方关系进一步恶化,甚至成为对方采取防御措施的建议书。法律是实践的艺术,只有在实践中不断去体味、总结才能“搞定”律师函这一法律文书形式。

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